Los intervalos de cuarentena y extremos cuidados de aislamiento social han convertido al trabajo a distancia en una necesidad más que una opción. Para lograr con éxito el paso a un productivo y eficiente trabajo remoto, el mercado arremete con una amplia diversidad de softwares y aplicaciones digitales. Es momento de mirar cual se acomoda más a nuestras necesidades.

Por Nicole Stückrath

Obligados a trabajar a distancia estamos aprendiendo a mirar el mundo de los recursos digitales. No todos están familiarizados con ellos, o bien, acostumbrados a trabajar bajo el alero de una suite o sistema conocido, no se aventuran a probar otras alternativas que podrían, bien, potenciar el resultado buscado al operar el trabajo diario bajo condiciones de distancia.

Tomando en consideración que estamos ajustando o calibrando el modo de trabajo bajo esta modalidad de teletrabajo la idea es buscar la forma de mantener la operatividad y coordinación de las labores sin perder productividad.  

Los tiempos actuales nos exigen ajustar bien la balanza de necesidades versus recursos. No se pueden destinar grandes sumas a inversiones significativas ni tampoco solucionar problemas por medio del outsourcing o recursos adicionales. Es ahí donde los recursos digitales emergen como una solución conveniente, fácil de aprender a usar, aplicar y monitorear. Varias de ellas ofrecen servicios en formato gratuito con algunas de sus funciones limitadas pero, no obstante, muy adecuadas y muchas veces mas que suficientes para enfrentar las necesidades.

Con el objetivo de ser eficientes en la coordinación laboral a distancia se destacan 6 puntos esenciales que proteger y observar al elegir las mejores aplicaciones y softwares para el trabajo remoto. Estos son los siguientes:

1.- Fluidez en la comunicación del equipo de trabajo. Para lograr este objetivo una de las herramientas preferidas es Microsoft Teams, en especial si estamos acostumbrados a trabajar con el ecosistema Microsoft. Requiere pocos ajustes en adaptabilidad porque se despliega en un escenario conocido, por eso requiere pocos cambios de hábitos.

2.- Videollamadas o Videoreuniones. Aquí el protagonista es sin duda, Zoom que es el preferido para las reuniones en grupo, pese a los riesgos que exhibió su seguridad. No sólo está disponible para todos los sistemas operativos (Mac, Windows, iOS, Android) sino que admite sesiones y paquetes gratis y pagados con buen resultado. Como alternativa está Skype, que tiene buena estabilidad y es una buena alternativa básica, existiendo una modalidad para negocios.  Y tampoco debemos dejar de lado Google Hangouts que ha resultado una buena solución de contacto dentro del ambiente Google.

Uno de los productos que emerge como interesante es Slack, que promueve la comunicación sin mail, es suficientemente versátil para administrar grupos, compartir archivos y trae bots que ayudan a organizar temas recurrentes.

3.- En cuanto a la gestión de tareas y proyectos, está Trello el cual destaca por su gestión sencilla en formato Kanban. Asana, suena como el más interesante para la mayoría de los usuarios y con un gran potencial de opciones. Bitrix 24, la mejor opción global del trabajo a control remoto y sumamos al grupo una opción más intuitiva y sencilla, Todoist.

4.- Gestión de documentos y archivos. Entre los destacados aparecen Google docs que tiene a favor desarrollarse en el ambiente de Google, Office 365 para los dependientes del ambiente Microsoft y Notion, la mejor herramienta para el apoyo y manejo de documentos y notas.

5.- Al trabajar con documentos hay que lograr sincronizar y mantener copias de seguridad. Aquí tenemos varias opciones eficientes como Dropbox, Google drive y Microsoft drive para almacenar en la nube.  En cuanto a la seguridad las destacadas son Idrive y Spideroak One.

6.- Gestión de relaciones con clientes y proveedores. Aquí no hay espacio más que para softwares de CMR (Customer relationship management) existen opciones gratuitas para empresas que vale la pena probar para ver cual se ajusta más a las necesidades de la empresa.

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